การเพิ่มวันลา (Add New Leaves)

วิธีการเพิ่มวันลาใหม่สามารถทำได้ดังนี้

1. ไปที่เมนู การตั้งค่า (Preferences)

2. คลิกที่แถบ การตั้งค่าเกี่ยวกับพนักงาน (Employees)

3. คลิกที่ วันลา (Leaves)

• คลิกที่ + เพิ่ม (+ Add)

• เมื่อคลิกที่ + เพิ่ม (+ Add) แล้ว ระบบจะแสดงหน้า ข้อมูล (Information) เพื่อให้กรอกรายละเอียดของวันลาที่ต้องการเพิ่ม

• รายละเอียดต่างๆ ในหน้าข้อมูลวันลา
  • ชื่อวันลา (Name)
  • ตั้งค่าเริ่มต้น (Default)

กรณีที่ติ๊กช่อง ตั้งค่าเริ่มต้น หมายความว่าเมื่อมีการเพิ่มพนักงานใหม่ ประเภทวันลานี้จะถูกเพิ่มให้ในสัญญาจ้างพนักงานโดยอัตโนมัติ แต่จะไม่ได้เพิ่มวันลานี้ให้กับพนักงานที่มีอยู่เดิมในระบบ

• สิทธิ (Entitlement) มี 4 แบบได้แก่
  • ไม่จำกัด (None) หมายถึงไม่ได้กำหนดจำนวนสิทธิวันลาต่อปี พนักงานสามารถที่จะยื่นลากี่วันก็ได้ตามที่พนักงานต้องการ
  • คงที่ ต่อเดือน (Fixed Monthly) หมายถึงกำหนดจำนวนสิทธิวันลากี่วันต่อเดือน โดยระบบจะเพิ่มสิทธิวันลาให้พนักงานทุก ๆ วันที่ 1 ของเดือน พนักงานสามารถยื่นลาได้ตามจำนวนที่มีเท่านั้น
  • คงที่ ต่อปี (Fixed Yearly) หมายถึงกำหนดจำนวนสิทธิวันลากี่วันต่อปี พนักงานสามารถยื่นลาได้ตามจำนวนที่มีการกำหนดเท่านั้น
  • ขั้นตอน ต่อปี (Step Yearly) หมายถึงกำหนดจำนวนสิทธิวันลากี่วันต่อปี และจำนวนสิทธิวันลาจะเพิ่มขึ้นตามอายุงานที่เพิ่มขึ้น 

• กรณีที่เลือกสิทธิเป็นแบบขั้นตอน ระบบจะแสดงหน้าต่าง ขั้นตอน (Step) ให้คลิกที่ เพิ่มขั้นตอน (Step) เพื่อใส่จำนวนสิทธิวันลา

• ตัวอย่าง

• ประเภทวันลา (Leave Type)
  • การลาที่จ่ายเงิน (Paid Leaves): หากวันลาได้รับการอนุมัติ ระบบจะไม่หักเงินพนักงานเมื่อทำเงินเดือ
  • การลาแบบได้รับค่าจ้างบางส่วน 50% (Partially Paid Leave): การลาประเภทนี้จะถูกบันทึกเป็นวันลาจริงในระบบลา ขณะเดียวกัน ในระบบเงินเดือน วันลาหนึ่งวันจะถูกคำนวณเป็น 0.5 วัน และจ่ายค่าจ้าง 50% ของวันทำงานนั้น การลาประเภทนี้รองรับเฉพาะ การลาเต็มวันเท่านั้น ไม่สามารถลาเป็นรายชั่วโมงหรือครึ่งวันได้
  • การลาที่ไม่จ่ายเงิน (Unpaid Leaves): หากวันลาได้รับการอนุมัติ ระบบจะหักเงินพนักงานเมื่อทำเงินเดือน

• สาขา (Branch): เลือกสาขาที่ต้องการใช้กับวันลานี้ กรณีที่ไม่มีการติ๊กเลือกสาขาและกดบันทึก หมายความว่าประเภทวันลานี้จะสามารถใช้ได้กับทุกสาขา

• หน้าการตั้งค่า (Settings)

• เพศ (Gender)
  • ทั้งหมด (All) วันลานี้ใช้กับพนักงานทั้งเพศชายและเพศหญิงเพศ
  • ชาย (Male)
  • เพศหญิง (Female)

• วิธีคำนวณ (Compute Method)
  • นับจำนวนวันลาเฉพาะวันทำงาน (Working Day) พนักงานสามารถเลือกใช้วันลาได้เฉพาะวันทำงานเท่านั้น ไม่สามารถเลือกใช้วันลาในวันที่เป็นวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์
  • นับวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์รวมเป็นวันลาด้วย ในกรณะที่ระยะเวลาที่ขอลามีวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์คั่น (Calendar Day) เช่น ลาคลอด, ลาบวช, ลารับราชการทหาร เป็นต้น

• อนุญาตให้ลาขั้นต่ำ (Leave Permissions)
  • เป็นรายชั่วโมง (By Hour) หมายความว่า วันลานี้สามารถลาเป็นชั่วโมงได้ และยังสามารถลาครึ่งวันกับเต็มวันได้ตามปกติ กรณีตั้งค่าให้ลาเป็นรายชั่วโมง สามารถกำหนดจำนวนชั่วโมงขั้นต่ำได้

• เต็มวัน (Full Day) หมายความว่า วันลานี้ต้องลาเต็มวันเท่านั้น ไม่สามารถลาครึ่งวัน หรือลาเป็นชั่วโมงได้

• ครึ่งวัน (Half Day) หมายความว่า วันลานี้สามารถลาครึ่งวันหรือเต็มวันได้เท่านั้น
• ถ้าอนุญาตให้ลา รายชั่วโมง (By Hours) หรือ ครึ่งวัน (Half Day) ระบบจะให้เลือกว่าต้องการให้ระบบยึดชั่วโมงการลาครึ่งวันจากสัญญาจ้าง หรือยึดชั่วโมงจากตารางกะ

• ดูเรื่อง การสร้างคำร้องขอวันลาในแอพมือถือ ได้ที่ LEARN MORE
• ร้องขอวันลาได้หลังวันที่ (Request Leave After) กำหนดวันที่พนักงานสามารถเริ่มยื่นคำร้องขอลาได้
  • วันเริ่มงาน (Join Date) พนักงานยื่นคำร้องได้ทันทีที่เริ่มงานโดยไม่ต้องรอผ่านทดลองงานก่อน
  • วันสิ้นสุดทดลองงาน (Probation Date) พนักงานจะสามารถส่งคำขอวันลาสำหรับวันที่หลังจากวันสิ้นสุดทดลองงาน ได้เท่านั้น แต่วันที่ส่งคำขอสามารถอยู่ก่อนวันสิ้นสุดทดลองงานได้ โดยไม่จำเป็นต้องรอให้หมดช่วงทดลองงานก่อนจึงจะส่งคำขอได้
  • อายุงาน 1 ปี (1 Year of Service) พนักงานต้องอายุงานครบ 1 ปีก่อนจึงจะสามารถยื่นคำร้องได้

• อนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือ (Request Leave Over Balance)
  • โดยเลือกติ๊กเช็กบ็อกซ์อนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือ

• กรณีตั้งค่าอนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือได้ เมื่อมีการลาเกิน ระบบจะแสดงจำนวนวันลาคงเหลือเป็นยอดติดลบ

• การอนุญาต / ไม่อนุญาตให้ลาเกินวันลาคงเหลือจะมีผลเฉพาะกรณีที่ตั้งค่า สิทธิ (Entitlement) เป็น คงที่ ต่อปี (Fixed Yearly) หรือ ขั้นบันได ต่อปี (Step Yearly) เท่านั้น
• เฉลี่ยวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงานใหม่ (Prorate Leave New Joiner)
  • หากเปิดใช้งาน ระบบจะเทียบวันเข้างานของพนักงานเพื่อเฉลี่ยจำนวนวันลาที่ต้องได้รับในเดือน หรือ ปีนั้น ๆ
  • ดูเรื่อง คำนวณจำนวนสิทธิวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงานใหม่ เพิ่มเติมได้ที่ LEARN MORE
• เฉลี่ยวันลาตามสัดส่วนในปีที่ 2 ขึ้นไป (Prorate Year 2 And Above)
  • สำหรับวันลาประเภท ขั้นตอน ต่อปี (Step Yearly) หากเปิดใช้งาน ระบบจะทำการเทียบอายุงานของพนักงานเพื่อเฉลี่ยจำนวนวันลาที่ต้องได้รับในปีนั้น ๆ
  • ดูเรื่อง วันลาตามจำนวนปีที่ทำงาน ได้ที่ LEARN MORE
• เฉลี่ยวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงานลาออก (Prorate Leave Resign)
  • หากเปิดใช้งาน ระบบจะปรับลดสิทธิวันลาต่อปีและวันลาคงเหลือของพนักงานตามสัดส่วนที่พนักงานควรได้รับจริงเมื่อระบุวันที่สิ้นสุดสัญญาจ้างของพนักงาน
  • สามารถใช้ได้กับวันลาประเภท คงที่ ต่อปี (Fixed Yearly) และ ขั้นบันตอน ต่อปี (Step Yearly) เท่านั้น และไม่สามารถใช้กับวันลาชดเชย (Compensate Leave) ได้
  • ดูเรื่อง คำนวณจำนวนสิทธิวันลาตามสัดส่วนสำหรับพนักงานลาออก ได้ที่ LEARN MORE
• กำหนดวันยื่นคำร้องขอลา (Leave Submit Cut Off)
  • ยื่นเมื่อไหร่ก็ได้ (No)

• ยื่นล่วงหน้า (Before) 
  • สามารถระบุได้ว่าต้องยื่นคำร้องขอลาล่วงหน้ากี่วัน โดยนับรวมวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ด้วยหรือไม่
  • สามารถระบุเป็น ก่อน 0 วันได้ โดยระบบจะถือว่าเป็นการอนุญาตให้พนักงานยื่นคำร้องขอล่วงหน้า หรือ ณ วันที่ลาวันแรก

• ยื่นภายหลัง (After)
  • สามารถระบุได้ว่าสามารถยื่นคำร้องขอลาภายหลังจากวันลาได้กี่วัน โดยนับรวมวันหยุดประจำสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ด้วยหรือไม่

• หากพนักงานไม่สามารถยื่นคำร้องขอลาได้ ระบบแจ้งเตือนข้อความ เช่น "ขออภัย วันลาต้องเริ่มจาก 30/04/2568" หมายความว่ามีการตั้งค่า กำหนดวันยื่นคำร้องขอลา (Leave Submit Cut Off) ไว้
• กำหนดให้พนักงานต้องแนบเอกสาร (Mandatory Attachment)
  • เลือกติ๊กเช็กบ็อกซ์บังคับแนบเอกสาร เพื่อให้พนักงานแนบเอกสารก่อนคลิกยื่นคำร้องวันลา

• ขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Work Flow) เป็นการกำหนดขั้นตอนการอนุมัติวันลาของประเภทวันลานี้
  • ผู้จัดการระดับที่ 1 (Manager Level 1)  
    • กรณีมีผู้จัดการระดับที่ 1 มากกว่า 1 คน สามารถกำหนดได้ว่าวันลานี้ต้องให้ผู้จัดการคนใดคนหนึ่ง (Any) หรือทุกคน (All) อนุมัติ
  • ผู้จัดการระดับที่ 2 (Manager Level 2)
    • กรณีมีผู้จัดการระดับที่ 2 มากกว่า 1 คน สามารถกำหนดได้ว่าเมื่อผู้จัดการระดับที่ 1 อนุมัติเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดการระดับที่ 2 แค่รับทราบแต่ไม่ต้องอนุมัติ (Notify) หรือเมื่อผู้จัดการระดับที่ 1 อนุมัติเรียบร้อยแล้ว ผู้จัดการระดับที่ 2 คนใดคนหนึ่ง (Any) หรือทุกคน (All) ต้องอนุมัติด้วยอีกที
  • ดูเรื่อง การตั้งค่าขั้นตอนการอนุมัติ (Approval Workflow) เพิ่มเติมได้ที่ LEARN MORE

• รีเซ็ตวันลา (Leave Reset) เป็นการกำหนดวันที่ในการรีเซ็ตวันลา และสิทธิวันลาคงเหลือที่อนุญาติให้ยกไปใช้ในปีถัดไป
  • วันรีเซ็ตวันลาคงเหลือ (Leave Balance Reset Date)
    • ระบุวันรีเซ็ตวันลาคงเหลือเพื่อตัดยอดสิทธิวันลา วันลาที่ใช้ไป วันลาคงเหลือ และ วันลาสะสมยกมา
    • สามารถระบุเป็นวันที่ หรือเป็น วันเริ่มงาน (Join Date) ได้ โดยหากระบุเป็นวันเริ่มงานระบบจะทำการรีเซ็ตวันลา ณ วันเริ่มงานของพนักงานแต่ละท่าน ในแต่ละปี

• รีเซ็ตวันลาอัตโนมัติ (Automatic Leave & Carry Forward Reset)
  • ระบบจะรีเซ็ตวันลาและวันลาคงเหลือยกมาให้อัตโนมัติ ตามฟิล์ดวันรีเซ็ตวันลาคงเหลือ และ วันคงเหลือยกมาใช้ได้ถึงวันที่
  • หากไม่ติ๊กรีเซ็ตวันลาอัตโนมัติ แอดมินจะต้องทำการรีเซ็ตวันลาด้วยตนเอง
  • ดูเรื่อง การรีเซ็ตวันลาด้วยตนเอง (Manual Reset Leave) เพิ่มเติมได้ที่ LEARN MORE
  • *ระบบจะบังคับให้รีเซ็ตวันลาอัตโนมัติ สำหรับกรณีระบุวันที่รีเซ็ต = วันเริ่มงาน (Reset Date = Join Date) หรือ เป็นสิทธิวันลาแบบคงที่ต่อเดือน (Fixed Monthly)

• วันคงเหลือยกมาสูงสุดไม่เกิน (Max Carry Forward Days)
  • สามารถกำหนดวันคงเหลือยกมาสูงสุดจากปีก่อนได้ไม่เกินกี่วัน

• วันที่รีเซ็ตวันลาสะสม (Carry Forward Reset Date)
  • ระบุวันที่ต้องการตัดยอดการใช้วันลาสะสม
  • ตัวอย่างเช่น หากกำหนดวันที่รีเซ็ตวันลาสะสม = 01 เมษายน วันสุดท้ายที่พนักงานจะสามารถใช้วันลาสะสมยกมาจากปีก่อนได้คือวันที่ 31 มีนาคม

• กรณี ระบุวันที่รีเซ็ต = วันเริ่มงาน(Join Date) ระบบจะให้ระบุ จำนวนวันที่สามารถใช้ วันลาคงเหลือยกมา (Carry Forward) ได้แทนการระบุวันที่ เช่น สามารถใช้วันลาคงเหลือยกมา ได้ 30 วัน หลังจากผ่านวันที่รีเซ็ตวันลาไปแล้ว 30 วันระบบจะตัดยอดการใช้วันลาสะสม

• เมื่อตั้งค่าวันลาเสร็จเรียบร้อย คลิกที่ บันทึก (Save)
• หากมีการแก้ไขการตั้งค่าต่าง ๆ ระบบจะแสดงประวัติการแก้ไขที่แถบ ประวัติ (History)