การเพิ่มและแก้ไขการประเมิน (Draft: Edit Review)

หลังจากสร้างรอบการประเมินแล้ว ระบบจะบันทึกการประเมินไว้ในสถานะ Draft ซึ่งเป็นขั้นตอนสำหรับเตรียมความพร้อมก่อนเริ่มการประเมินจริง ในช่วงนี้การให้คะแนนยังไม่เปิดใช้งาน และผู้ประเมินยังไม่สามารถให้คะแนน KPI ได้

สถานะ Draft ถูกออกแบบมาเพื่อให้แอดมินและผู้จัดการสามารถเข้ามาตรวจสอบและจัดเตรียมโครงสร้างการประเมินให้ครบถ้วน โดยสามารถปรับแก้รายละเอียดต่าง ๆ ได้อย่างยืดหยุ่น เพื่อให้มั่นใจก่อนเริ่มการประเมินจริง

การเพิ่มและแก้ไขรายละเอียดการประเมิน

การประเมินในสถานะ Draft ยังถือว่าอยู่ระหว่างการเตรียมการ จึงเปิดให้สามารถแก้ไขโครงสร้างได้โดยไม่กระทบต่อการให้คะแนน เมื่อโครงสร้างการประเมินพร้อมครบถ้วนแล้ว แอดมินหรือผู้จัดการจึงสามารถเปลี่ยนสถานะการประเมินเป็น In-Process เพื่อเริ่มขั้นตอนการให้คะแนน KPI ได้

เมื่อการประเมินอยู่ในสถานะ Draft แอดมินและผู้จัดการสามารถดำเนินการได้ดังนี้

เพิ่ม แก้ไข หรือปรับ KPI ของพนักงานแต่ละคน

• KPI

  ใช้สำหรับเพิ่ม KPI ทีละรายการ โดยเลือกจาก KPI ที่แอดมินสร้างไว้ในระบบ

  เหมาะสำหรับกรณีที่ต้องการเลือก KPI เฉพาะบางตัวให้กับพนักงานคนนั้น

• Template

  ใช้สำหรับเพิ่ม KPI จาก KPI Template ที่สร้างไว้ล่วงหน้า

  ระบบจะดึงชุด KPI และน้ำหนักคะแนนจาก Template มาใช้งานให้ทันที

• Copy KPI

  ใช้สำหรับคัดลอก KPI ที่ตั้งค่าไว้ของพนักงานคนนี้

  เพื่อนำไปใช้กับพนักงานคนอื่นในรอบการประเมินเดียวกัน

  โดย KPI ที่ถูกคัดลอกไปจะเข้าไปแทนที่ KPI เดิมของพนักงานปลายทาง

  

เลือกและจัดการผู้ประเมิน (Manager, Peer, Self)

ผู้ประเมินแต่ละคนสามารถกำหนด น้ำหนักคะแนน (Reviewer Weightage) ได้แตกต่างกัน ในแต่ละ KPI ระบบจำกัดจำนวนผู้ประเมิน ไม่เกิน 5 คนต่อ KPI

ระบบรองรับผู้ประเมิน 3 บทบาท ได้แก่

1. ผู้จัดการ (Manager) จะถูกดึงมาจากการตั้งค่าที่หน้า Employee Detail ของพนักงาน และใช้เป็นผู้ประเมินหลักในกระบวนการ KPI Review โดยอัตโนมัติ
2. เพื่อนร่วมงาน (Peer) สามารถเลือกได้เฉพาะพนักงานที่อยู่ภายในสาขา (Branch) เดียวกัน

3. ตนเอง (Self) กำหนดให้พนักงานประเมินตนเองได้

   

Copy Reviewer

ระบบจะคัดลอก Reviewer และ Reviewer Weightage จาก KPI ต้นทางไปใช้งานกับ KPI ของพนักงานปลายทางโดยอัตโนมัติ เพื่อลดขั้นตอนการตั้งค่าซ้ำและช่วยให้โครงสร้างการประเมินมีความสม่ำเสมอ

การตรวจสอบความพร้อมก่อนเริ่มการประเมิน

เมื่อการประเมินอยู่ในสถานะ Draft ระบบจะยังไม่เปิดให้ผู้ประเมินให้คะแนน และการคำนวณคะแนนจะยังไม่เริ่มทำงาน บันทึกในสถานะดราฟต์เพื่อให้สามารถกลับมาแก้ไขและเตรียมข้อมูลต่อได้

ในสถานะ Draft ระบบ อนุญาตให้บันทึก (Save) ได้แม้การตั้งค่ายังไม่ครบถ้วน เช่น

• ยังเพิ่ม KPI ไม่ครบ
• น้ำหนัก KPI ยังรวมไม่ถึง 100%
• ยังไม่ได้เลือกผู้ประเมินครบ หรือยังไม่ได้ตั้งค่าน้ำหนักผู้ประเมิน

อย่างไรก็ตาม ก่อนเปลี่ยนสถานะการประเมินเป็น In-Process เพื่อเริ่มการให้คะแนนจริง แอดมินหรือผู้จัดการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเงื่อนไขต่อไปนี้ครบถ้วนแล้ว

• KPI ของพนักงานถูกต้องและครบถ้วน
• น้ำหนัก KPI รวมกันครบ 100%
• มีการเลือกผู้ประเมิน (Manager, Peer, Self) ตามที่ต้องการ
• น้ำหนักคะแนนของผู้ประเมินตั้งค่าเรียบร้อย และรวมกันครบ 100%

เปิดให้ผู้ประเมินเข้ามาให้คะแนน

แอดมินหรือผู้จัดการสามารถเปลี่ยนสถานะการประเมินเป็น In-Process

ระบบจะเริ่มขั้นตอนการให้คะแนนอย่างเป็นทางการ และจะ ส่งอีเมลแจ้งเตือนไปยังผู้ประเมินทุกคน ที่ถูกกำหนดไว้ในรอบการประเมินนั้น เพื่อแจ้งให้เข้ามาให้คะแนน KPI ตามบทบาทที่ได้รับมอบหมาย

หลังจากสถานะเปลี่ยนเป็น In-Process

• ผู้ประเมินสามารถเริ่มให้คะแนน KPI ได้
• โครงสร้างหลักของการประเมิน เช่น KPI และน้ำหนักคะแนน จะไม่สามารถแก้ไขได้อย่างอิสระเหมือนในสถานะ Draft