ภาพรวมการใช้งานการประเมิน KPI (Review Overview)

ระบบ KPI Review ใช้การประเมินแบบเป็นรอบ (Review Round) โดยในหนึ่งรอบการประเมิน

○ พนักงานหนึ่งคนสามารถมีหลาย KPI

○ แต่ละ KPI มีน้ำหนักคะแนนของตัวเอง

○ น้ำหนัก KPI ทุกข้อต้องรวมกันเป็น 100%

ผู้ประเมินแต่ละประเภทสามารถตั้งน้ำหนักคะแนนได้ไม่เท่ากัน น้ำหนักของผู้ประเมินทั้งหมดต้องรวมกันเป็น 100%

ระบบยังรองรับการประเมินจากหลายบทบาท ได้แก่

1. ผู้จัดการ (Manager) จะถูกดึงมาจากการตั้งค่าที่หน้า Employee Detail ของพนักงาน และใช้เป็นผู้ประเมินหลักในกระบวนการ KPI Review โดยอัตโนมัติ

2. เพื่อนร่วมงาน (Peer) โดย Peer จะเลือกได้จากพนักงานภายในสาขาเดียวกัน

3. ตนเอง (Self) กำหนดให้พนักงานประเมินตนเองได้

KPI & KPI Template (การสร้าง KPI และ KPI Template สำหรับการประเมิน)

KPI เป็นโครงสร้างพื้นฐานของการประเมิน และต้องถูกสร้างไว้ก่อนจึงจะสามารถนำไปใช้ในการสร้าง KPI Review ได้ แอดมินเป็นผู้สร้างและจัดการ KPI ทั้งหมดในระบบ รวมถึงการกำหนดรูปแบบคะแนนและการสร้าง Template

1) KPI Types

ระบบรองรับ KPI 2 ประเภท ซึ่งมีวิธีการคำนวณคะแนนแตกต่างกัน

1. User KPI – คะแนนจะถูกกรอกโดยผู้ประเมินโดยตรงในขั้นตอนการให้คะแนน

เหมาะสำหรับ KPI ที่ต้องอาศัยการประเมินเชิงพฤติกรรม คะแนนไม่ได้อยู่ในระบบ หรือดุลยพินิจของผู้ประเมิน

2. System KPI – คะแนนจะถูกคำนวณโดยระบบอัตโนมัติจากข้อมูลที่มีอยู่ในระบบ

เหมาะสำหรับ KPI ที่วัดผลจากข้อมูลจริง เช่น การขาดงาน การลา หรือการมาสาย

Rating Types

แอดมินสามารถกำหนดรูปแบบการให้คะแนนของ KPI ได้ 4 แบบ เพื่อให้เหมาะกับลักษณะงาน

1. Percent – ให้คะแนนเป็นเปอร์เซ็นต์

2. Level – ให้คะแนนเป็นระดับ (สามารถปรับข้อความให้ตรงกับบริบทงานได้)

3. Number – ให้คะแนนเป็นตัวเลขตามช่วงที่กำหนด

4. Pass / Fail – ให้คะแนนแบบผ่านหรือไม่ผ่าน

2) KPI Template

เมื่อสร้างแอดมินสร้าง KPI Template ไว้ก่อนแล้ว เมื่อสร้างรอบประเมิน Admin หรือ Manager สามารถเลือกใช้ KPI Template ที่มีอยู่ได้ทันที ระบบจะดึงชุด KPI และน้ำหนักคะแนนจาก Template มาใช้โดยอัตโนมัติ

🚨 หมายเหตุ

ก่อนเริ่มการประเมิน KPI แอดมินจะต้องดำเนินการให้เรียบร้อย 2 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1. กำหนด ผู้จัดการ (Manager) ที่รับผิดชอบการประเมินของพนักงานแต่ละคน

• การตั้งค่าผู้จัดการ ไม่สามารถทำได้จากหน้า Review
• ตั้งค่าที่หน้า Employee Detail ของพนักงานแต่ละคน ไปที่ พนักงาน (Employees)  → เลือกพนักงาน → เลือกแท็บ พนักงาน (Employees) → ตั้งค่าที่ผู้จัดการ Managers
• ผู้จัดการที่ตั้งค่าไว้ในหน้านี้จะถูกใช้เป็น ผู้ประเมินหลัก (Manager Reviewer) ในกระบวนการ KPI Review โดยอัตโนมัติ

2. สร้าง KPI และ KPI Template (KPI and KPI Template)

หากยังไม่ได้ตั้งค่าขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง ระบบจะไม่สามารถเริ่มการประเมินได้อย่างสมบูรณ์

Review Workflow & KPI Status(ขั้นตอนการประเมิน KPI)

การประเมิน KPI ดำเนินการตามลำดับ workflow ดังนี้

1) Create Review (Admin)

แอดมินสร้างรอบการประเมิน โดย

○ เลือกช่วงเวลาการประเมิน

○ เลือกพนักงานที่อยู่ในรอบการประเมิน

ระบบจะสร้างการประเมินและบันทึกไว้ในสถานะ Draft โดยอัตโนมัติ

อ่านเพิ่มเติมได้ที่: สร้างการประเมิน (Create Review)

2) Status: Draft (Admin & Manager)

อยู่ในขั้นตอนการเตรียมการ

○ แอดมินและผู้จัดการสามารถตั้งค่า KPI ผู้ประเมิน และน้ำหนักคะแนน

○ ยังไม่สามารถให้คะแนน KPI ได้ในสถานะนี้

○ ใช้สำหรับตรวจสอบและปรับโครงสร้างการประเมินให้พร้อมก่อนเริ่มจริง

อ่านเพิ่มเติมได้ที่: การเพิ่มและแก้ไขการประเมิน (Draft: Edit Review)

3) Status: In-Process (Reviewers: Manager, Peer, Self)

เมื่อแอดมินหรือผู้จัดการเปลี่ยนสถานะเป็น In-Process

○ การประเมินเข้าสู่ขั้นตอนการให้คะแนน

○ ผู้ประเมินสามารถให้คะแนน KPI และแนบหลักฐานประกอบได้

○ แอดมินและผู้จัดการสามารถติดตามความคืบหน้า และส่งแจ้งเตือนให้ผู้ประเมินที่ยังไม่ให้คะแนน

อ่านเพิ่มเติมได้ที่: การให้คะแนนการประเมิน (In-Process: Scoring Review)

4) Status: Completed (Admin)

เมื่อการให้คะแนนครบถ้วน

○ แอดมินเปลี่ยนสถานะเป็น Completed

○ ผลการประเมินจะถูกล็อก ไม่สามารถแก้ไขได้

○ แอดมินสามารถเลือกส่งผล KPI ให้พนักงานทันที หรือกำหนดเวลาส่งภายหลัง

อ่านเพิ่มเติมได้ที่: ปิดการประเมินและแจ้งผล (Completed: Close and Notify Review)

Score Calculation (การคำนวณคะแนน KPI)

การคำนวณคะแนน KPI ใช้โครงสร้างน้ำหนัก 2 ชั้น เพื่อให้ผลลัพธ์สะท้อนทั้งความสำคัญของงาน (KPI) และมุมมองของผู้ประเมิน

อ่านเพิ่มเติมได้ที่: วิธีดูผลการประเมิน (View KPI Review Results)

1) KPI Weightage

○ พนักงานหนึ่งคนสามารถมีหลาย KPI

○ แต่ละ KPI มีน้ำหนักคะแนนของตัวเอง

○ น้ำหนักของ KPI ทั้งหมดต้องรวมกันเป็น 100%

2) Reviewer Weightage

○ ผู้ประเมินแต่ละประเภท เช่น Manager, Peer, Self สามารถกำหนดน้ำหนักคะแนนได้แตกต่างกัน

○ น้ำหนักของผู้ประเมินทั้งหมดต้องรวมกันเป็น 100%

3) Total Score Calculation

คะแนนรวมจะถูกคำนวณจากผลรวมของคะแนน KPI แต่ละรายการ โดยใช้สูตรดังนี้

Total Score = (KPI 1 Score × KPI 1 Weightage) + … + (KPI n Score × KPI n Weightage)

โดยมีเงื่อนไขสำคัญดังนี้

○ น้ำหนัก KPI รวมกันต้องเท่ากับ 100%

○ น้ำหนักผู้ประเมินรวมกันต้องเท่ากับ 100%

ตัวอย่าง

KPI 1 = 80 (60%) และ KPI 2 = 89 (40%)

Total Score = (80 × 0.6) + (89 × 0.4) = 83.6