การตั้งค่าตารางกะ (Shift Schedules Settings)
วิธีการตั้งค่าวันหยุดนักขัตฤกษ์, ค่าล่วงเวลา, การนับเวลามาสาย และอื่น ๆ ดังนี้
1. คลิกที่เมนู ตารางกะ (Shift Schedules)
2. เลือก ชื่อตารางกะ (Shift Schedule Name)
3. คลิกแถบ การตั้งค่า(Settings)
4. เลือก ปฏิทิน(Calendar) เพื่อกำหนด ปฏิทินวันหยุดนักขัตฤกษ์ สำหรับตารางกะ
Case
กรณีที่พนักงานมีวันหยุดนักขัตฤกษ์ต่างกัน ให้แยกตารางกะสำหรับพนักงาน 2 กลุ่มนี้และแนบปฏิทินวันหยุดที่ต่างกันได้
5. ตั้งค่าชั่วโมงลงเวลาก่อนเริ่มงาน(Sign in Before Shift Start)
สามารถตั้งค่า [ชั่วโมงลงชื่อเข้างานก่อนเวลาเริ่มงาน] โดยการตั้งค่านี้ เสมือนเป็นการกำหนดเวลาขึ้นวันใหม่ของแต่ละกะ
ตัวอย่าง
ในตารางกะมีการตั้งค่าดังนี้
- ชั่วโมงลงชื่อเข้างานก่อนเวลาเริ่มงาน(Sing In Before Shift Start (Hours)) = 4 ชั่วโมง
- วันที่(Shift Date) = 02/02/2025
- เวลากะ(Shift Time) = 08:30 - 17:30
ดังนั้น ในตารางกะนี้ ระบบจะอนุญาตให้ลงเวลาก่อนเริ่มงาน ณ เวลา 04:30 (นับจาก 4 ชั่วโมงก่อนเริ่มงาน ซึ่งไม่ได้เริ่มวันใหม่ที่เที่ยงคืน)
ในกรณีที่พนักงานลงเวลาเข้าออกงานตามจริง
- วันที่(Shift Date) = 02/02/2025
- เข้างาน(Sign In) = 03:00
- ลงเวลาออกงาน(Sign Out) = 17:30
ในการส่งคำร้องค่าล่วงเวลา (Overtime Request)
พนักงานจะต้องแยกส่งคำร้องสำหรับ OT ดังนี้
คำร้องที่ 1
- วันที่ทำงานล่วงเวลาจริง(OT Date) = 02/02/2025
- เวลาเริ่ม(Start Time) = 03:00
- เวลาสิ้นสุด(End Time) = 04:29
- ระบบจะแสดงวันที่ตามตารางกะ (Shift Date) = 01/01/2025 เนื่องจากถือว่าเวลาดังกล่างนับเป็นเวลาทำโอทีหลังเลิกงานของวันก่อนหน้า
- กดยื่น(Submit)
คำร้องที่ 2
- วันที่ทำงานล่วงเวลาจริง(OT Date) = 02/02/2025
- เวลาเริ่ม(Start Time) = 04:30
- เวลาสิ้นสุด(End Time) = 08:30
- กดยื่น(Submit)
และกรณีที่พบว่าพนักงานลงเวลาเข้างานแล้ว แต่ระบบบันทึกข้อมูลเวลาเป็นของวันเมื่อวาน ให้แอดมินตรวจสอบการตั้งค่า [ชั่วโมงลงชื่อเข้างานก่อนเวลาเริ่มงาน] และเวลากะของพนักงานว่าตั้งค่าถูกต้องหรือไม่
เปิด/ปิด [แจ้งเตือนลงเวลาก่อนเข้า/ออกงาน(Sign In/Out Reminder)]
หากเปิดใช้งาน ระบบจะทำการส่งการแจ้งเตือนไปยังแอปมือถือของพนักงานในเวลา 10 นาทีก่อนเริ่มกะ/สิ้นสุดกะ โดยการแจ้งเตือนนี้จะถูกส่งให้ทั้งพนักงานที่ใช้การลงเวลาออนไลน์(eCheckin) และ ลงเวลาผ่านเครื่องสแกน(Finger Scanner)
หมายเหตุ ระบบจะไม่ส่งการแจ้งเตือนให้พนักงานในวันหยุดประจำสัปดาห์ วันลา และ วันหยุดนักขัตฤกษ์
ตั้งค่าเกี่ยวกับค่าล่วงเวลา(Overtime Settings)
1. ตั้งค่า เปิด/ปิดการคำนวณ OT อัตโนมัติ (Auto OT)
- เปิด: ระบบจะคำนวณค่าล่วงเวลาอัตโนมัติเมื่อพนักงานลงเวลาทำงานเกินเวลาปกติ
- ปิด: ระบบจะไม่คำนวณค่าล่วงเวลาอัตโนมัติ
- เปิด/ปิดการร้องขอโอที (Submit OT Request)
- เปิด: อนุญาตให้พนักงานส่งคำร้องขอโอทีและระบบจะคำนวณค่าล่วงเวลาเมื่อคำร้องถูกอนุมัติ
- ปิด: พนักงานในตารางกะจะไม่สามารถยื่นคำร้องขอค่าล่วงเวลาได้
*หมายเหตุ หากมีการเปิดใช้ Auto OT และ Submit OT Request พร้อมกัน ชั่วโมง OT จะรวมกันทั้งจากคำร้องที่ได้รับการอนุมัติ และ จากข้อมูลการลงเวลาของพนักงานในตารางเวลา
3. เลือก กฎค่าล่วงเวลา (Overtime Rule)
4. กำหนดชั่วโมงขั้นต่ำในการคิดค่าล่วงเวลา ที่ฟิลด์ จำนวนชั่วโมงโอทีต่ำสุด (Min OT Hours)
5. กำหนดจำนวนชั่วโมงสูงสุดในการคิดค่าล่วงเวลา ที่ฟิลด์ จำนวนชั่วโมงโอทีสูงสุด (Max OT Hours)
ตัวอย่าง
กรณีที่บริษัทกำหนดให้พนักงานทำงานล่วงเวลาเกิน 2 ชั่วโมงเท่านั้น จึงจะคิดค่าล่วงเวลา
สามารถตั้ง จำนวนชั่วโมงโอทีต่ำสุด (Min OT Hours) เป็น 02:00 ได้
กรณีที่บริษัทกำหนดการทำงานล่วงเวลาของพนักงานใน 1 วัน ไม่เกิน 3 ชั่วโมง
สามารถตั้ง จำนวนชั่วโมงโอทีสูงสุด (Max OT Hours) เป็น 03:00 ได้
6. กรอกจำนวนชั่วโมงพักระหว่างโอที ที่ฟิลด์ หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break)
7. กรอกจำนวนชั่วโมงที่ต้องทำโอทีก่อนที่จะเริ่มหักเวลาพัก ที่ฟิลด์ หักเวลาพักโอทีหลังจาก (ชั่วโมง) (Deduct OT Break After(Hours))
ตัวอย่าง
ตามกฎหมายแรงงาน
กรณีที่พนักงานทำงานล่วงเวลาต่อเนื่องจากเวลาทำงานปกติมากกว่า 2 ชั่วโมง
ต้องจัดให้ลูกจ้างมีเวลาพักไม่น้อยกว่า 20 นาที ก่อนการทำงานล่วงเวลา
สามารถตั้งค่า
หักเวลาพักระหว่างทำโอที (Deduct OT Break) = 00:20 ได้
หักเวลาพักโอทีหลังจาก(ชั่วโมง) (Deduct OT Break After(Hours)) = 02:00 ได้
โดยเมื่อพนักงานมีชั่วโมงทำงานเกินเวลาทำงานปกติ(Extra Hours) มากกว่า 2 ชั่วโมง ระบบจะหักชั่วโมงทำงานเกินเวลาทำงานปกติ(Extra Hours) ออกไป 20 นาที
ทั้งนี้ระบบจะทำการหักเวลาพักระหว่างทำโอทีนี้ออกจากชั่วโมงทำงานเกินเวลาทำงานปกติ(Extra Hours) รวมทั้งวัน ดังนั้นกรณีที่พนักงานยื่นคำร้องขอโอทีหลายคำร้อง ระบบก็จะยังหักเวลาพักเพียง 20 นาทีจากคำร้องขอโอทีรวมทั้งหมด
8. เปิด/ปิดการทำโอทีก่อนเวลากะ (OT Before Shift Start)
- เปิด: ระบบจะนำการลงเวลาก่อนหน้าเวลาเริ่มกะมาพิจารณาในการคำนวณค่าล่วงเวลา
- ปิด: ระบบจะไม่นำการลงเวลาก่อนหน้าเวลาเริ่มกะมาพิจารณาเป็นการทำงานล่วงเวลา
กำหนดขั้นตอนการอนุมัติคำร้องเกี่ยวกับตารางการทำงาน (Approval Workflow)
กำหนดขั้นตอนการอนุมัติสำหรับผู้จัดการระดับที่ 1 และ 2 เพื่ออนุมัติการร้องขอเกี่ยวกับการทำงาน
ผู้จัดการระดับที่ 1
○ Any หมายถึง ผู้จัดการระดับที่ 1 คนใดอนุมัติก็ได้ ในกรณีที่มีผู้จัดการระดับที่ 1 มากกว่า 1 คน
○ All หมายถึง ผู้จัดการระดับที่ 1 ทุกคนจะต้องอนุมัติคำร้อง ในกรณีที่มีผู้จัดการระดับที่ 1 มากกว่า 1 คน
ผู้จัดการระดับที่ 2
○ Notify หมายถึง เมื่อผู้จัดการระดับที่ 1 อนุมัติคำร้องแล้ว จะทำการแจ้งเตือนมาที่ผู้จัดการระดับที่ 2 อีกครั้ง
○ Any หมายถึง เมื่อผู้จัดการระดับที่ 1 อนุมัติคำร้องแล้ว ผู้จัดการระดับที่ 2 คนใดคนหนึ่งจะต้องอนุมัติคำร้องอีกครั้งหนึ่ง ในกรณีที่มีผู้จัดการระดับที่ 2 มากกว่า 1 คน
○ All หมายถึง เมื่อผู้จัดการระดับที่ 1 อนุมัติคำร้องแล้ว ผู้จัดการระดับที่ 2 ทุกคนจะต้องอนุมัติคำร้องอีกครั้งหนึ่ง ในกรณีที่มีผู้จัดการระดับที่ 2 มากกว่า 1 คน
ตั้งค่าการมาสายและออกก่อนเวลา(Late/Out Early Settings)
1. กำหนดช่วงผ่อนผันเวลามาสาย(Late After Hours) ในกรณีที่บริษัทอนุโลมให้พนักงานสามารถเข้าทำงานสายได้ โดยกำหนดจำนวนนาทีที่จะทำการอนุโลม หลังจากนั้นระบบจะทำการคำนวณการมาสายหลังจากนาทีที่ได้ทำการตั้งค่า
*หมายเหตุ การตั้งค่านี้มีผลเฉพาะการคำนวณเข้าสายจากเวลาเริ่มงานเท่านั้น การคำนวณเข้าสายจากเวลาพักเบรคยังคงนับจากเวลาสิ้นสุดพักเบรคเหมือนเดิม
2. เปิด/ปิดการคำนวณการมาสายและออกก่อนเวลาในวันหยุดประจำสัปดาห์ (Day Off) หรือวันหยุดนักขัตฤกษ์ (Holiday)
ผู้จัดการตารางกะ (Employee Edit Shift)
1. กรณีที่ต้องการเพิ่มพนักงานให้เป็นผู้จัดการตารางกะ สามารถติ๊กใช้งาน Edit Shift Time และเลือกชื่อพนักงานได้
2. บันทึกตารางกะ(Save)
