การกำหนดผู้อนุมัติเงินเดือน (Payroll Approvers)

วิธีการกำหนดผู้อนุมัติเงินเดือนดังนี้  

1. คลิกที่เมนู การตั้งค่า (Preferences)
2. คลิกแถบ การทำเงินเดือน (Payroll)
3. คลิกหัวข้อ ผู้อนุมัติเงินเดือน (Payroll Approvers)

4. คลิก เพิ่ม (Add)

5. เลือกชื่อพนักงานที่ต้องการให้เป็นผู้อนุมัติเงินเดือน (Payroll Approver) และเลือกสาขาที่อยู่ในความรับผิดชอบ (Branch) จากนั้นคลิกบันทึก (Save)

*หมายเหตุ สิทธิผู้ใช้ที่สามารถเป็นผู้อนุมัติเงินเดือนได้ ได้แก่ Account Owner, Admin และ Payroll User (Edit)

6. เมื่อมีการกำหนดผู้อนุมัติเงินเดือนให้กับสาขาใดแล้ว สาขานั้นจะมีเพียงผู้อนุมัติเงินเดือนเท่านั้นที่สามารถอนุมัติเงินเดือนได้ สามารถตรวจสอบรายชื่อผู้อนุมัติเงินเดือนได้ที่หน้า ผู้อนุมัติเงินเดือน (Payroll Approvers) หรือที่รายละเอียดสาขา - การตั้งค่าเงินเดือน (Branch Detail - Payroll Settings) โดยแต่ละสาขาสามารถกำหนดผู้อนุมัติเงินเดือนได้ 1 คนเท่านั้น

สำหรับสาขาอื่น ๆ ที่ไม่ได้กำหนด แอดมินทุกคนสามารถอนุมัติเงินเดือนได้ตามปกติ

7. กรณีที่มีการลบผู้อนุมัติเงินเดือน หรือ เปลี่ยนสาขาในความรับผิดชอบ ระบบจะดำเนินการส่งอีเมลแจ้งเตือนการเปลี่ยนแปลงให้กับ Account Owner, Admin ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงสาขานั้น, และผู้อนุมัติเงินเดือนที่ถูกลบ และบล็อคเงินเดือนที่อยู่ในสถานะรอการอนุมัติ (Pending Approval) จะถูกเปลี่ยนสถานะเป็น ฉบับร่าง (Draft) โดยอัตโนมัติ

การทำเงินเดือนสำหรับสาขาที่ถูกกำหนดผู้อนุมัติเงินเดือน  

1. สำหรับสาขาที่ถูกกำหนดผู้อนุมัติเงินเดือน แอดมินสามารถทำเงินเดือนได้ตามปกติ แต่ผู้ที่สามารถอนุมัติเงินเดือนได้นั้นจะต้องเป็น ผู้อนุมัติเงินเดือน ที่ถูกกำหนดเท่านั้น

2. เมื่อแอดมินที่ไม่ได้เป็นผู้อนุมัติเงินเดือนทำการกดปุ่ม อนุมัติ (Approve) ที่บล็อคเงินเดือน ระบบจะแสดงป๊อปอัปแจ้งว่าจะส่งแจ้งเตือนไปยังผู้อนุมัติเงินเดือน ให้คลิกที่ปุ่ม แจ้งเตือน (Notify)

3. บล็อคเงินเดือนจะถูกอัปเดทเป็นสถานะ รอการอนุมัติ (Pending Approval) โดยแอดมินจะไม่สามารถดำเนินการอนุมัติ แก้ไข หรือ บันทึกเป็นฉบับร่างได้ จะต้องรอให้ผู้อนุมัติเงินเดือนเข้ามาดำเนินการขั้นตอนต่อไปเท่านั้น

แอดมินสามารถตรวจสอบสถานะเงินเดือนได้ที่  

1. หน้าบล็อคเงินเดือน

2. ในรายละเอียดเงินเดือน

3. ผู้อนุมัติเงินเดือนจะได้รับการแจ้งเตือนไปยังอีเมล สามารถคลิกที่ปุ่ม ดูเงินเดือน (View Payroll) เพื่อไปยังบล็อคเงินเดือนได้

4. เมื่อผู้อนุมัติเงินเดือนเข้ามาที่บล็อคเงินเดือนแล้ว ผู้อนุมัติเงินเดือนสามารถ อนุมัติ (Approve) หรือ บันทึกเป็นฉบับร่าง (Mark As Draft) ได้

5. หลังจากเงินเดือนได้รับการอนุมัติแล้ว แอดมินสามารถดำเนินการแจ้งสลิปเงินเดือนและโหลดไฟล์ธนาคารได้ตามปกติ

📃Note

สิทธิผู้ใช้ที่สามารถกำหนดผู้อนุมัติเงินเดือนได้คือ Account Owner และ Admin เท่านั้น

🚩Warning

ระบบจะดำเนินการลบผู้อนุมัติเงินเดือนออกจากการตั้งค่าโดยอัตโนมัติหากเข้าเงื่อนไขดังนี้:

1. ถูกเปลี่ยนสถานะเป็น Ex-Employee
2. ถูกลบชื่อผู้ใช้(User)
3. ถูกเปลี่ยนสิทธิผู้ใช้ (User Role) เป็นสิทธินอกเหนือจาก Account Owner, Admin, Payroll User  (Edit)
4. ถูกปิดกั้นสาขาที่อยู่ในความรับผิดชอบ

โดยแอดมินท่านอื่นจะต้องดำเนินการกำหนดผู้อนุมัติเงินเดือนให้กับสาขาที่อยู่ในความรับผิดชอบก่อนจึงจะสามารถอนุมัติเงินเดือนได้อีกครั้ง