การตั้งค่ากฏการหักเงิน (Set Up Deduction Rules)

การตั้งค่ากฏการหักเงิน (Set Up Deduction Rules) สามารถทำได้ดังนี้

1. ไปที่ การตั้งค่า (Preferences)

2. คลิกเลือกแท็บ ตารางการทำงาน (Attendance)

3. ไปที่ กฏการหักเงิน (Deduction Rule)

4. คลิกที่ + เพิ่ม (+ Add)

5. เลือก บริษัท (Company), สาขา (Branch), แผนก (Department), ตำแหน่ง (Position)

🗨️ Note

○ กรณีที่มีการตั้งค่าเงินเดือนที่บริษัท (Company Payroll Setting) สามารถเลือกสาขาได้หลายสาขาเพื่อตั้งกฎการหักเงินในกฏเดียวกันได้

○ กรณีที่มีการตั้งค่าเงินเดือนที่สาขา (Branch Payroll Setting) ในกฎการหักเงิน 1 กฎ

จะสามารถเลือกได้สาขาเดียวเท่านั้น

6. เลือก ระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period)

○ 6.1 กรณี งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) เป็น เดือนละครั้ง (Once a Month) สามารถเลือกระยะเวลาการคำนวณในกฏการจ่ายเงินสวัสดิการได้ 3 แบบ

- ต่อวัน (Per Day)

- ต่อเดือน (Per Month)

- ต่อครั้ง (Per Time)

○ 6.2 กรณี งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) เป็น เดือนละสองครั้ง (Twice a Month) หรือ รายสัปดาห์ (Weekly) สามารถเลือกระยะเวลาการคำนวณในกฏการจ่ายเงินสวัสดิการได้ 4 แบบ

- ต่อวัน (Per Day)

- ต่อรอบ (Per Cycle)

- ต่อเดือน (Per Month)

- ต่อครั้ง (Per Time)

○ 6.3 กรณีงวดการจ่ายเงินในการตั้งค่าเงินเดือนเป็น เดือนละสองครั้ง (Twice a Month) หรืออาทิตย์ละครั้ง (Weekly) เมื่อเลือกระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period) เป็นต่อวัน (Per Day) หรือต่อครั้ง (Per Time) สามารถเลือก งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) ได้ 2 แบบคือ

- เดือนละครั้ง (Once Per Month)

- รอบละครั้ง (Once Per Cycle)

○ 6.4กรณีงวดการจ่ายเงินในการตั้งค่าเงินเดือนเป็น เดือนละสองครั้ง (Twice a Month) หรืออาทิตย์ละครั้ง (Weekly) เมื่อเลือกระยะเวลาการคำนวณ (Calculation Period) เป็นต่อรอบ (Per Cycle) หรือต่อเดือน (Per Month) จะไม่สามารถเลือก งวดการจ่ายเงิน (Payment Schedule) ได้ 

🗨️ Note

ประเภทการคำนวณของกฎการหักเงิน (Calculation Type of Deduction Rule)

1. การคำนวณแบบ ต่อวัน (Per Day)

กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อวัน (Per Day) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลเป็นรายวัน หากวันไหนพนักงานมาสาย/กลับก่อน วันนั้นจะโดนหักเงิน

2. การคำนวณแบบ ต่อรอบ (Per Cycle)

กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อรอบ (Per Cycle) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลในรอบนั้นว่ามีมาสาย/กลับก่อนหรือไม่ ถ้ามีจะโดนหักเงิน

3. การคำนวณแบบ ต่อเดือน (Per Month)

กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อเดือน (Per Month) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลของทั้งเดือนว่าภายในเดือนนั้นมีมาสาย/กลับก่อนหรือไม่ ถ้ามีจะโดนหักเงิน

4. การคำนวณแบบ ต่อวัน (Per Time)

กรณีที่ตั้งค่าเป็น ต่อครั้ง (Per Time) ระบบจะตรวจสอบข้อมูลเป็นรายครั้ง หากวันไหนมาสาย/กลับก่อน/ขาดงาน/ลา วันนั้นจะโดนหักเงิน

7. เลือก ประเภทการคำนวณ (Calculation Type)

○ 7.1 กรณีที่การคำนวณเป็น ต่อวัน (Per Day), ต่อรอบ (Per Cycle) และต่อเดือน (Per Month)

สามารถเลือกประเภทการคำนวณได้ 2 ประเภทคือ

- มาสาย (Late)

- กลับก่อน (Out Early)

○ 7.2 กรณีระยะเวลาการคำนวณมาสาย (Calculation Period) เป็น ต่อครั้ง (Per Time) สามารถเลือกประเภทการคำนวณได้ 5 ประเภทคือ

- มาสาย (Late)

- กลับก่อน (Out Early)

- ขาดงาน (Absent)

- ลา (Leave)

- ลืมสแกน (Forget Scan)

กรณีเลือกระยะเวลาการคำนวณเป็นต่อครั้ง (Per Time) และเลือกประเภทการคำนวณเป็น มาสาย หรือ กลับก่อน จะสามารถกำหนดเวลา (นาที) ที่ให้เริ่มคำนวณมาสายหรือกลับก่อน 

ตัวอย่าง

ระบบจะหักมาสายหากมีการ Sign In หลังเวลาเริ่มงานผ่านไปแล้ว 15 นาที เป็นต้น

การเลือกประเภทการคำนวณ (Calculation Type) สามารถเลือกได้มากกว่า 1 ประเภท

📃Notes

○ หากมีการสร้างกฎการหักเงินลืมสแกน (Forget Scan) ระบบจะถือว่าวันที่มีการลงเวลาเข้างานเพียงครั้งเดียว เป็นวันทำงาน และจะจ่ายค่าแรงให้พนักงานในวันนั้น และหักเงินลืมสแกนตามการตั้งค่าที่กำหนด

○ หากไม่มีการสร้างกฎการหักเงินลืมสแกน (Forget Scan) ระบบจะถือว่าวันที่มีการลงเวลาเข้างานเพียงครั้งเดียว เป็นวันขาดงาน และไม่จ่ายค่าแรงให้พนักงานในวันนั้น

○ ข้อมูลข้างต้นสามารถตรวจสอบได้ที่เมนูตารางเวลา (Timesheet) คอลัมน์ ทำงานรวม(Total Worked), ขาดงานรวม(Total Absent) และ การลาที่ไม่จ่ายเงิน(Total Unpaid Leave)

8. เลือกชื่อเงินหัก (Deduction Name) สำหรับกฎการหักเงิน

9. เปิดใช้งานกฏการหักเงินโดยติ๊กที่ช่อง เปิดใช้งาน (Enable)

10. ถ้าต้องการให้ระบบคำนวณเงินหักตามกฏการหักเงินตามที่ตั้งค่าไว้ในวันหยุดนักขัตฤกษ์ ให้ติ๊กที่ช่อง คำนวณในวันนักขัตฤกษ์ (Calculate on Holiday)

ระบบจะคำนวณการหักเงินในวันหยุดนักขัตฤกษ์เฉพาะประเภทการคำนวณที่เป็น มาสาย (Late) หรือ กลับก่อน (Out Early) เท่านั้น

11. ถ้าต้องการให้ระบบคำนวณเงินหักตามกฏการหักเงินตามที่ตั้งค่าไว้ในวันหยุดประจำสัปดาห์ ให้ติ๊กที่ช่อง คำนวณในวันหยุด (Calculate on Day Off)

ระบบจะคำนวณการหักเงินในวันหยุดประจำสัปดาห์เฉพาะประเภทการคำนวณที่เป็น มาสาย (Late) หรือ กลับก่อน (Out Early) เท่านั้น

12. เลือกช่อง รวมเบรคในตารางกะ (Include Shift Break) กรณีที่ต้องการให้ระบบคำนวณมาสาย/ออกก่อนของเวลาพักในตารางกะด้วย

○ กรณีเลือกประเภทการคำนวณ มาสาย และติ๊กช่อง รวมเบรคในตารางกะ ระบบจะคำนวณเวลามาสาย 2 รอบคือ มาสายหลังเวลาเริ่มงานและมาสายหลังเวลาพักเบรค

○ กรณีเลือกประเภทการคำนวณ ออกก่อน และติ๊กช่อง รวมเบรคในตารางกะ ระบบจะคำนวณเวลาออกก่อน 2 รอบคือ ออกก่อนเวลาเลิกงานและออกก่อนเวลาพักเบรค

หมายเหตุ

การที่ระบบจะนับเวลามาสาย/ออกก่อนของเวลาพัก จะต้องมีการลงเวลาทั้งหมด 4 ครั้ง

13. คลิกที่ เพิ่มขั้นตอน (Add Step) เพือกำหนดจำนวนเงินหัก ซึ่งสามารถกำหนดประเภทอัตราการหักได้ 5 แบบดังนี้

○ หักกี่บาทต่อนาที (Fixed / min)

○ หักกี่บาทต่อวัน (Fixed / day)

○ หักตามอัตราเงินเดือนต่อนาที (Salary / min)

○ หักตามอัตราเงินเดือนครึ่งวัน (Half Day Salary)

○ หักตามอัตราเงินเดือนเต็มวัน (Full Day Salary)

รวมทั้งยังสามารถกำหนดเงินหักตามขั้นบันไดได้ เช่น

ขั้นแรก : สาย 0 - 5 นาที ไม่หักเงิน

ขั้นที่สอง : สาย 5 - 15 นาที หักนาทีละ 10 บาท

ขั้นที่สาม : สาย 15 - 30 นาที หักเงินเดือนครึ่งวัน

ขั้นที่สี่ : สายเกิน 30 นาที หักเงินเดือนเต็มวัน

📢 Important Note

ระบบจะทำการนำนาทีที่พนักงานมาสาย ทำการเปรียบเทียบว่าตรงกับขั้นบันไดใด แล้วจะทำการคำนวณหักตามการตั้งค่าของขั้นบันไดนั้น

ตัวอย่าง

พนักงานมาสาย 17 นาที จากตัวอย่างด้านบนพนักงานจะถูกหักเงินเดือนครึ่งวันตามกฎการหักเงินในขั้นบันไดที่สาม

14. เมื่อตั้งค่าเสร็จเรียบร้อย คลิกที่ บันทึก (Save)

📃Note

การคำนวณกฎการหักเงินจะต้องทำเงินเดือนด้วยวิธีการอนุมัติตารางเวลา(Approve Timesheet) เท่านั้น หากทำเงินเดือนแล้วพบว่าระบบไม่คำนวณกฎการหักเงิน ให้ตรวจสอบวิธีการทำเงินเดือนอีกครั้ง